Cumplimiento Normativo
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Exploración del cumplimiento normativo: lo que necesita saber
El cumplimiento normativo es un tema complejo y en constante cambio para las empresas de todos los tamaños. Puede ser un desafío mantenerse al día con las regulaciones más recientes, y en especial garantizar que su negocio cumpla con los requisitos. El crecimiento exponencial del almacenamiento y los servicios en la nube ha contribuido a la relevancia de este tema.
El incumplimiento de los requisitos normativos puede causar multas costosas, daños a la reputación e incluso juicios penales en algunos casos. Los riesgos asociados con el incumplimiento son demasiado grandes para que cualquier negocio los ignore.
Además, lograr y mantener el cumplimiento es esencial para la salud del negocio. Según los datos, a casi el 50 % de las empresas se les solicita proporcionar pruebas de ciberseguridad al enviar solicitudes de propuestas.
Para la mayoría de las organizaciones, lograr y mantener el cumplimiento normativo parece abrumador. Afortunadamente, hay medidas que puede tomar para asegurarse de seguir cumpliendo con los estándares de la industria y evitar estos riesgos.
Al comprender lo que implica el cumplimiento normativo y cómo afecta a toda la organización, puede crear estrategias para que su empresa se mantenga a la vanguardia en el cumplimiento de obligaciones legales.
Qué es el cumplimiento normativo
Una clave de la prestación de servicios es la interacción con los consumidores y el manejo y almacenamiento de sus datos. En las últimas décadas, el avance de la tecnología lo ha hecho muy fácil.
Sin embargo, también se necesita la confianza de los consumidores de que usará sus datos solo para los propósitos autorizados y los protegerá del acceso no autorizado.
Debido a la negligencia en estos asuntos y a los actores maliciosos que se aprovechan de los sistemas de seguridad débiles, hay normas estrictas para las organizaciones.
Por eso es tan importante el cumplimiento normativo. Significa apegarse a las leyes y normas que se aplican al entorno empresarial, ya sean estatales, federales o internacionales. Las demandas exactas pueden fluctuar dependiendo tanto del tipo de industria como del tamaño de la operación.
El incumplimiento de estas normativas puede ocasionar que las empresas incurran en multas costosas, lo que pone en peligro su relación con los proveedores. El cumplimiento normativo no solo salvaguarda la información confidencial, sino que también preserva la seguridad del personal.
¿Por qué es tan importante el cumplimiento normativo?
En el siglo pasado, las obligaciones, regulaciones, normas y lineamientos legales han aumentado exponencialmente. Y es con razón, ya que la seguridad de datos se ha convertido en un problema importante.
Como tal, el cumplimiento ya no es solo una preocupación para los servicios de salud o financieros. Ahora es indispensable para el éxito en todos los sectores involucrados en operaciones esenciales.
El cumplimiento normativo es importantísimo para las empresas de todos los tamaños. No solo ayuda a las organizaciones a aprobar auditorías y demostrar debida diligencia, sino que también las protege de las repercusiones legales en una fuga de datos u otro incidente.
Además, cumplir con las regulaciones también permite fomentar la confianza de los clientes. Los clientes quieren saber que sus datos están seguros y que las empresas están tomando las medidas necesarias para protegerlos.
Por qué el cumplimiento normativo es fundamental para los negocios
Mantenerse al tanto de las políticas normativas específicas de su industria es esencial para evitar multas, sí, pero sirve para algo más. No solo aporta seguridad financiera, sino que también asegura la continuidad comercial. Comprender la diferencia entre las normas de cumplimiento y otras cuestiones legales le ayudará a navegarlas mejor y a proteger su negocio de consecuencias inesperadas.
Para garantizar que sus activos y datos digitales cumplan con todas las normas correspondientes, aquí hay algunas razones clave por las que debe priorizar el cumplimiento normativo a medida que construye infraestructura y estándares corporativos:
⚫ Para prevenir demandas innecesarias: El incumplimiento de las normas expone a su negocio a futuras acciones legales. Si ocurriera una fuga de datos, la organización podría enfrentarse a resoluciones que pueden llegar a ser de millones de dólares.
⚫ Por seguridad financiera: Ignorar las normas de cumplimiento puede tener consecuencias catastróficas para las organizaciones. Un error podría costarle a una empresa millones de dólares en multas, como lo descubrieron las organizaciones bancarias de primera mano, con 11,39 mil millones de dólares pagados el año pasado por incumplimiento.
⚫ Para proteger la reputación de la marca: Si se da una fuga de datos, la reputación de su organización podría sufrir en gran medida. Las suscripciones a los servicios que ofrece pueden disminuir, o las ventas de los productos pueden desplomarse a medida que los clientes pierden la fe en su marca y dejan de estar dispuestos a hacer compras. Esto sin dudas tendrá un efecto considerable en los ingresos generales de su negocio.
⚫ Para asegurar la continuidad comercial: Las normas permiten que su organización pueda levantarse de forma rápida y efectiva después de un desastre. Sin ellas, tan solo un paso en falso podría arruinar su negocio y dejarle con costosas multas, tiempo de inactividad prolongado y pérdida de clientes. Por lo tanto, implementar las normas adecuadas es fundamental para el éxito a largo plazo.
⚫ Como protección contra hackers: Implementar protocolos de seguridad digital para el cumplimiento normativo es vital para proteger la información confidencial contra fuerzas externas maliciosas. Los estándares de ciberseguridad protegen los datos contra hackers, malware y el mal uso por parte de empleados, de forma que no se revele información confidencial por accidente.
Riesgos y costo de incumplimiento
Cuando las organizaciones no cumplen con las normas locales, federales y estatales, se colocan en una situación precaria que puede tener consecuencias devastadoras. No solo podrían recibir múltiples demandas con multas considerables como castigo, sino que, además, los individuos implicados podrían tener que cumplir una sentencia en la cárcel, lo que causaría pérdidas comerciales permanentes o la quiebra y el cierre de la empresa.
Para evitar estos graves resultados, debe esforzarse de forma deliberada y proactiva para asegurar que su organización se adhiera estrictamente a las normas de cumplimiento necesarias e implemente los estándares adecuados.
En promedio, el costo de una fuga de datos subió de 4,24 millones de dólares por incidente en 2021 a 4,35 millones en 2022, un récord histórico. Un incidente, independientemente de su tamaño, tiene el potencial de causar estragos en las finanzas de una empresa, especialmente durante la etapa de crecimiento. Desde el momento en que la reputación de la empresa recibe el golpe de un evento así, surgen pérdidas imprevisibles en las ventas que impiden el progreso y potencialmente dañan la continuidad a largo plazo.
La confianza es un activo frágil que puede tener grandes consecuencias cuando se pierde. Afecta la fidelidad y retención de los clientes, además de la capacidad de su negocio para asegurar bienes, servicios y financiamiento de los proveedores.
Un efecto secundario de la pérdida o fuga de datos podría ser la renuncia de empleados que sienten que su información privada no estaba protegida adecuadamente. Además, esto puede dañar su reputación como marca y dificultar aún más la contratación en el futuro.
Esto tendría un efecto devastador en sus ganancias, ya que limitaría el número de personas que podrían acceder a sus servicios. De igual forma, varios estándares normativos financieros tienen consecuencias punitivas, entre ellas no poder usar ciertas tarjetas de crédito al cobrar por productos o servicios.
Después de pagar sanciones por incumplimiento, su organización deberá destinar una cantidad significativa de recursos para recuperarse y abordar cualquier problema que pueda haber surgido. No solo se trata de que rediseñar la infraestructura y ajustar los procesos es algo costoso, sino que también necesita seguir con sus actividades comerciales en una industria donde se encontró un incumplimiento.
Por qué necesita una estrategia de cumplimiento normativo
Decir que quiere lograr el cumplimiento normativo es distinto a hacerlo. Tomando en cuenta la cantidad de trabajo necesario y lo que está en juego, sus esfuerzos deben ser estratégicos. Por eso, es vital contar con una estrategia de cumplimiento normativo.
Su estrategia de cumplimiento normativo sirve de guía para garantizar que su empresa cumpla con las leyes de cada jurisdicción en la que opera. En lugar de esperar a que surja un problema para tratar de averiguar qué salió mal y cómo se puede solucionar, tener una estrategia robusta ayuda a evitar que ocurran problemas en primer lugar.
Los equipos de cumplimiento deben encontrar formas de reducir los riesgos potenciales al tiempo que ayudan a la organización a sostener un crecimiento que no los ponga en conflicto con reguladores o legisladores. De esta manera, pueden mantener su negocio funcionando sin problemas y alcanzar sus objetivos a largo plazo.
Al desarrollar su estrategia de cumplimiento, el tamaño de su organización, el sector en el que actúa y cualquier país extranjero con el que realice transacciones dictarán qué componentes deben incluirse.
Pasos para desarrollar un plan de cumplimiento normativo sólido
Desarrollar un programa de cumplimiento normativo efectivo requiere de varios pasos. Los siguientes puntos le ayudarán a crear un plan que funcione para su organización.
1. Alinee la cultura corporativa con el cumplimiento: Exponer las ventajas del cumplimiento a cada departamento y empleado dentro de su organización puede ayudar a que la aceptación de las nuevas políticas sea más fluida. Además, siempre que pueda hacer un argumento convincente sobre por qué estos protocolos son necesarios, los empleados podrán comprender su importancia con mayor facilidad.
Un plan de administración de riesgos exitoso requiere de la participación total de cada nivel de la organización, desde ejecutivos hasta personal temporal. Para conseguir este compromiso, debe demostrar cómo cumplir con las normas de cumplimiento puede reducir los riesgos para su organización en cada área estratégica. Asimismo, todos necesitan entender por qué la transparencia es necesaria si sus políticas y procedimientos protegen contra posibles amenazas.
Por lo tanto, alinear el cumplimiento con la cultura corporativa es esencial si desea crear un ambiente donde la innovación prospere sin dejar de cumplir con los estándares establecidos.
2. Sea proactivo en cuanto a la detección de riesgos: La detección de riesgos debe ser una de las principales prioridades de cualquier plan de cumplimiento normativo. Debe ser proactivo al identificar de riesgos potenciales para su organización y tener un proceso que garantice que se identifiquen y resuelvan rápidamente.
Para facilitar el proceso, se debe establecer un programa de respuesta a incidentes. Esto incluye designar a un equipo que pueda supervisar estas situaciones y tener procedimientos para responder cuando se detecte una infracción. Hacerlo también le permitirá mantenerse al tanto de las normas de cumplimiento y detectar posibles riesgos antes de que se conviertan en un problema para su organización.
3. Establezca un alcance funcional: Como encargado de cumplimiento y ética, ahora es fundamental asumir un papel activo en la prevención en lugar de enfocarse estrictamente en la retrospectiva. Prever los problemas normativos antes de que se hagan evidentes requiere de mayores recursos, y su estrategia debe tener en cuenta esta trayectoria de crecimiento. Es probable que deba comenzar en un nivel específico y ampliar el alcance con el tiempo.
Al diseñar una estrategia integral para alcanzar sus objetivos, considere que no todas las organizaciones pueden incorporar de inmediato la automatización robótica de procesos y otros avances de IA en sus presupuestos de cumplimiento.
4. Familiarícese con su ecosistema normativo: Es primordial que su equipo se mantenga al tanto del entorno normativo en evolución y de las modificaciones legales, no solo en su dominio actual sino también en las zonas en las que espera hacer negocios. La manera más efectiva de mantenerse al tanto es hacer un seguimiento de los proyectos de ley hasta que se promulguen.
Después de eso, debe ser capaz de analizar las estrategias y normas para darle al personal las instrucciones necesarias para un programa de cumplimiento exitoso.
5. Establezca políticas y protocolos explícitos: Una vez que comprenda el ecosistema normativo y su evolución, es hora de crear políticas explícitas para navegar por los requisitos de cumplimiento. Esto implica desarrollar procedimientos operativos, como protocolos de evaluación de riesgos y pasos específicos para responder en ciertas situaciones.
6. Brinde capacitación y apoyo: Para garantizar que los miembros del equipo puedan entender sus roles en la organización, debe brindar capacitación y apoyo durante todo el proceso. Esto implica dar pautas claras para que los empleados operen de acuerdo con las normas correspondientes a su departamento o función.
7. Supervise el cumplimiento y tome medidas: Por último, debe contar con un sistema efectivo para supervisar y administrar el cumplimiento dentro de su organización. El sistema debe contar con evaluaciones periódicas de las operaciones para garantizar que se sigan cumpliendo las normas correspondientes y un proceso para tomar medidas disciplinarias cuando se detecten infracciones.
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