Sistemas ERP
Sistemas ERP: Ideal para empresas de todo ámbito, que necesitan información precisa y en tiempo real para la toma de decisiones.
Definición detallada de Sistemas ERP
ERP son las siglas en inglés de «planificación de recursos empresariales», pero ¿qué significa ERP? La manera más simple de definir el ERP es pensar en todos los procesos de negocio centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, RR. HH., fabricación, cadena de suministro, servicios, procurement, y otros. En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo es el sistema de registro de la organización.
¿Por qué son importantes los Sistemas ERP?
A veces descrito como "el sistema nervioso central de una empresa", un sistema de ERP brinda la automatización, integración e inteligencia esenciales para ejecutar eficientemente todas las operaciones cotidianas de negocio. La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad en todo el negocio. Las finanzas requieren un ERP para cerrar rápido los libros. Las ventas necesitan un ERP para gestionar todos los pedidos del cliente. La logística depende de un software de ERP que funcione correctamente para ofrecer a los clientes los productos y servicios adecuados a tiempo. La contabilidad de acreedores necesita un ERP para pagar a los proveedores correctamente y a tiempo. La gerencia necesita visibilidad instantánea del rendimiento de la empresa para tomar decisiones oportunas. Y los bancos y accionistas requieren registros financieros precisos, así que cuentan con los datos y análisis confiables que el ERP hace posibles. La importancia del software de ERP para los negocios se ve ilustrada por la creciente tasa de adopción. Según G2, "se prevé que el mercado global de software de ERP alcance los USD 78.400 millones para el 2026, creciendo a una CAGR del 10,2% del 2019 a al 2026".
Seis beneficios clave de los Sistemas ERP
Un buen sistema ERP ofrece muchas ventajas — que pueden variar en función de cómo se implemente el sistema—. Los beneficios del ERP en la nube, por ejemplo, son diferentes de los on-premise. Dicho esto, hay seis beneficios principales que se aplican a todas las soluciones de ERP modernas:
Mayor productividad:
Optimice y automatice sus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de su organización a hacer más con menos recursos.
Información estratégica más profunda:
Elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y obtenga respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
Informes acelerados:
Agilice los informes financieros y de negocios y comparta los resultados fácilmente. Actúe en base a información estratégica y mejore el rendimiento en tiempo real.
Reduzca el riesgo:
Maximice la visibilidad y el control del negocio, garantice el compliance de los requisitos regulatorios, y proyecte y prevenga riesgos.
IT más simple:
Usando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, usted puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar.
Agilidad mejorada:
Con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real, puede identificar rápidamente nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.
Ejemplos de Sistemas ERP en diferentes industrias
Empresas de todas las industrias –desde la automotriz hasta la distribución mayorista– necesitan información precisa y en tiempo real y procesos de negocio eficaces para competir y prosperar. Sin embargo, las distintas industrias confían en su software de ERP por motivos algo diferentes. Estos son solo algunos ejemplos:
1. Los servicios públicos
deben evaluar constantemente sus activos de capital, no solo para cumplir con la demanda de servicios futuros, sino también para reemplazar los activos antiguos. Sin un ERP, el esfuerzo por priorizar estas grandes inversiones en activos sería difícil y propenso a errores. El ERP también ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos: la previsión de repuestos. El hecho de no disponer de las piezas adecuadas durante una disrupción puede crear un significativo problema de servicio al cliente. Por otro lado, tener demasiados repuestos significa costos excesivos y stock desactualizado.
2. Para los mayoristas, importadores:
La entrega directa a tienda, y las empresas 3PL/4PL, la entrega puntual es clave. Todas estas organizaciones quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación de inventario, y acortar el tiempo del order-to-cash. Para lograr estos objetivos, necesitan integración de la funcionalidad para gestión de inventario, compras y logística, así como procesos automatizados que se adapten a sus necesidades.
3. Los fabricantes discretos, por lotes y de procesos continuos:
Todos confían en sistemas de ERP y de cadena de suministro para cumplir con los objetivos de calidad del producto, gestionar el uso de los activos, controlar los costos de horas extra, manejar las devoluciones de los clientes, y más. Los fabricantes también pueden obtener un control de inventario de punta a punta supervisando los movimientos de stock, identificando productos con alto y bajo rendimiento, y gestionando el procurement de manera más eficiente.
4. Las empresas de servicios:
Incluyendo las de contabilidad, impuestos, ingeniería, TI, legales, y otras empresas de servicios profesionales–, requieren una potente tecnología de ERP móvil en tiempo real para equilibrar los compromisos de prestación de servicios con la salud financiera. La clave para el éxito del servicio profesional es la capacidad de cumplir con los plazos y, al mismo tiempo, gestionar la rentabilidad del proyecto, el uso de recursos, el reconocimiento de ingresos, los objetivos de ingresos recurrentes, y las oportunidades de crecimiento.
5. El comercio minorista:
ha experimentado una transformación significativa ahora que el e-commerce se ha fusionado con otros canales de venta, así como con las operaciones físicas. La capacidad de brindar opciones por autoservicio para identificar, configurar, comprar y enviar productos depende de los datos integrados. Un ERP moderno también ayuda a los minoristas a reducir el abandono de los carritos, mejorar las conversiones en los sitios web, aumentar el valor promedio de los pedidos, y aumentar el valor del ciclo de vida del cliente.
¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?
Un sistema de ERP –también llamado «suite de ERP»– está compuesto por módulos integrados o aplicaciones de negocio que se hablan entre sí y comparten una base de datos común.
Cada módulo de ERP generalmente se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos para cumplir con las necesidades de la empresa. Finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, procurement, logística y cadena de suministro son puntos de partida populares. Las empresas pueden elegir el módulo que deseen y agregar y escalar según sea necesario.
Los sistemas de ERP también admiten requisitos específicos de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o a través de extensiones de aplicaciones que se integran fluidamente con la suite.
El software de ERP se puede comprar usando un modelo de suscripción en la nube (software como servicio) o un modelo de licencia (on-premise).
Módulos de Sistemas ERP comunes:
Los sistemas de planificación de recursos empresariales incluyen una variedad de módulos diferentes. Cada módulo de ERP brinda soporte a procesos de negocio específicos, como finanzas, procurement o fabricación, y proporciona al personal de ese departamento las transacciones y la información estratégica que necesitan para realizar su trabajo. Cada módulo se conecta al sistema de ERP, que ofrece una única fuente de verdad y datos precisos y compartidos entre los departamentos. Los módulos de ERP más usados incluyen:
1. Finanzas:
El módulo de finanzas y contabilidad es la columna vertebral de la mayoría de los sistemas de ERP. Además de gestionar el libro mayor y automatizar las tareas financieras clave, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y por cobrar (AR), cerrar los libros de manera eficiente, generar informes financieros, cumplir con los estándares de reconocimiento de ingresos, mitigar el riesgo financiero, y más.
2. Gestión de recursos humanos:
La mayoría de los sistemas de ERP incluyen un módulo de RR. HH. que brinda funcionalidades centrales como horas, asistencia y nómina. Add-ons, o incluso suites completas para gestión de capital humano (HCM), pueden conectarse al ERP y ofrecer funcionalidades de RR. HH. más sólidas –en todo, desde analíticas de fuerza laboral hasta gestión de la experiencia de empleado.
3. Abastecimiento y procurement:
El módulo de abastecimiento y procurement ayuda a las empresas a adquirir los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos, o los artículos que desean revender. El módulo centraliza y automatiza las compras, incluyendo solicitudes de oferta, creación de contratos, y aprobaciones. Puede minimizar las subcompras y las sobrecompras, mejorar las negociaciones con los proveedores con analíticas potenciadas por IA, e incluso conectarse fluidamente con redes de compradores.
4. Ventas:
El módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con prospectos y clientes –y ayuda a los representantes a usar información estratégica basada en datos para aumentar las ventas y dirigirse a los clientes potenciales con las promociones y oportunidades de venta ascendente adecuadas–. Incluye funcionalidad para el proceso de gestión de pedidos, incluyendo gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas, y soporte para la fuerza de ventas.
5. Fabricación:
El módulo de fabricación es un componente clave de la planificación y ejecución del software de ERP. Ayuda a las empresas a simplificar los procesos de fabricación complejos y a garantizar que la producción se ajuste a la demanda. Este módulo generalmente incluye funcionalidades para planificación de requisitos de materiales (MRP), programación de producción, ejecución de fabricación, gestión de calidad, y más.
7. Gestión de logística y cadena de suministro:
Otro componente clave de los sistemas de ERP, el módulo de cadena de suministro realiza un seguimiento del movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de una organización. El módulo brinda herramientas para gestión de inventarios en tiempo real, operaciones de almacenamiento, transporte, y logística –y puede ayudar a aumentar la visibilidad y resiliencia de la cadena de suministro.
8. Servicio:
En un ERP, el módulo de servicio ayuda a las empresas a ofrecer el servicio confiable y personalizado que los clientes esperan. El módulo puede incluir herramientas para reparaciones internas, repuestos, gestión de servicios externos, y flujos de ingresos basados en servicios. También brinda analíticas para ayudar a los representantes y técnicos de servicio a resolver rápido los problemas del cliente y mejorar la fidelidad.
9. I+D e ingeniería:
Los sistemas de ERP ricos en funciones incluyen un módulo de I+D e ingeniería. Este módulo brinda herramientas para diseño y desarrollo de productos, gestión del ciclo de vida del producto (PLM), compliance del producto, y más –de manera que las empresas puedan crear nuevas innovaciones de manera rápida y rentable.
10. Gestión de activos empresariales:
Los sistemas de ERP robustos pueden incluir un módulo de EAM –que ayuda a los negocios que tienen un uso intensivo de activos a minimizar el tiempo de inactividad y a mantener sus máquinas y equipamiento funcionando con la máxima eficiencia–. Este módulo incluye funcionalidades para mantenimiento predictivo, programación, operaciones y planificación de activos, medioambiente, salud y seguridad (EHS), y más.
Tipos de implementación de Sistemas ERP
Pueden implementarse modelos modernos de ERP de diferentes maneras: en una nube pública o privada, on-premise o en diferentes escenarios híbridos que combinen entornos. Estos son algunos de los altos beneficios de cada uno para ayudar a identificar la opción de implementación de ERP que tenga más sentido para su negocio.
ERP en la nube:
En el ERP en la nube, el software se aloja en la nube y se entrega por internet como un servicio al que usted se suscribe. Por lo general, el proveedor de software se encarga en nombre de usted del mantenimiento, actualización y seguridad habituales. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular por muchas razones –incluyendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad y agilidad, integración más fácil, y mucho más.
ERP on-premise:
Este es el modelo tradicional para implementar software en el que usted controla todo. El software de ERP habitualmente es instalado en su centro de datos en las ubicaciones de su elección. La instalación y mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal. Muchas empresas están modernizando y actualizando sus sistemas de ERP on-premise a implementaciones en la nube. Esto requiere una cuidadosa planificación de la actualización de su ERP, así como un proceso reflexivo de evaluación del software de ERP y las opciones de implementación.
ERP híbrido:
Para empresas que quieren una mezcla de ambos para cumplir con las necesidades de su negocio, está el modelo de ERP en la nube híbrido. En este, algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como "ERP de dos niveles".
Integración de Sistemas ERP
Los sistemas de ERP de hoy brindan una enorme variedad de funcionalidades de negocio, pero todavía deben conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones y fuentes de datos –como software para CRM y HCM, plataformas de e-commerce, soluciones específicas para la industria, e incluso otros ERP–. Con la integración de ERP, las empresas pueden obtener una visión unificada de la información de diferentes sistemas, aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, mejorar las experiencias de cliente, y facilitar la colaboración entre equipos y socios de negocio.
Los sistemas de ERP modernos son abiertos y flexibles, y pueden integrarse fácilmente con una amplia gama de productos de software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (bus de servicio empresarial) e iPaaS (plataforma de integración como servicio). La iPaaS, que ofrece un enfoque basado en la nube, es una opción muy popular para las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápido un ERP on-premise o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poca o ninguna codificación, son flexibles y relativamente baratas, y ofrecen una gran cantidad de otros usos, como generación automática de API, integración de datos de machine learning, integración de redes de internet de las cosas (IoT), contenido preconfigurado, y más.
El costo total los Sistemas ERP:
El costo de ERP depende del proveedor de software, los módulos seleccionados, y el método de implementación. En términos generales, el ERP basado en la nube tiene costos más bajos que el ERP on-premise porque no hay hardware que deba comprarse –y no es necesario contratar a costosos expertos internos de TI–. El proveedor gestiona el mantenimiento y le cobra al cliente una tarifa de suscripción anual o mensual, generalmente en función del número de usuarios. Al calcular el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO) de una nueva implementación de ERP, los costos iniciales y continuos de la fuerza laboral son tan importantes como los costos de elección e implementación del software. Con las opciones en la nube e híbrida, se deben evaluar nuevos factores. Por ejemplo, mantenimiento del software, instalaciones, capacidad informática, tiempo de inactividad, recuperación, seguridad, privacidad, y costos de personal de TI son consideraciones importantes. Como se mencionó, las opciones en la nube reducen significativamente los costos tanto de capital como operativos –mejorando tanto el ROI como el TCO.
Historia del ERP: la rápida evolución de los Sistemas ERP:
Las aplicaciones de negocio computarizadas nacieron en el mundo de la contabilidad y las finanzas en la década de 1960 usando computadoras centrales. Estas aplicaciones pioneras eran más rápidas y precisas que los procesos manuales –pero eran costosas, limitadas en funcionalidad, y aún lentas–. En poco tiempo, estas aplicaciones expandieron el desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, como el procesamiento de pedidos del cliente y la planificación de necesidades de fabricación (MRP). A mediados de los años ochenta, la competencia en el sector de la fabricación estaba explotando y se requerían nuevas herramientas. El nuevo software MRP II integró contabilidad y finanzas, ventas, compras, inventario, y planificación y cronogramas de fabricación –brindándole al fabricante un sistema integrado–. Cerca del final de la década de 1990, se presentó el ERP. El ERP transformó el sector tecnológico atendiendo a una gama más amplia de industrias y combinando MRP II, recursos humanos, contabilidad de proyectos, e informes del usuario final. En este corto lapso del siglo XXI, velocidades de internet más rápidas y nuevas herramientas de desarrollo han vuelto a revolucionar las suites de ERP. La presentación de software basado en navegadores allanó el camino para el software de ERP en la nube, un avance que ha ampliado tanto el alcance como la funcionalidad de las soluciones de ERP. Hoy –en la era de la transformación digital– los sistemas de ERP modernos aprovechan cada vez más nuevas tecnologías inteligentes como IA, machine learning, automatización robótica de procesos (RPA), IoT, procesamiento de lenguaje natural (NLP), y bases de datos in-memory. Ellos ofrecen a las empresas la capacidad de operar procesos aun más eficientes, aprovechar información actualizada al minuto de datos transaccionales y no estructurados y, en última instancia, seguir siendo competitivos en un momento de cambio sin precedentes.
El futuro de los Sistemas ERP:
La transformación digital se está acelerando –y ERP está en el centro–. A medida que las empresas adoptan tecnologías digitales en todas las partes del negocio, están cambiando radicalmente su forma de operar. Según Gartner, uno de los principales aceleradores del negocio digital es “ahuyentar a los dragones” –en otras palabras, eliminar cualquier fuerza negativa que ralentice el negocio, incluyendo procesos y sistemas obsoletos–. Por lo tanto, no es sorprendente que las empresas ya estén exigiendo sistemas de ERP más sólidos. A continuación están las tres tendencias principales que se basan en el impulso que vemos hoy:
1.- Nube, nube, nube:
La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose a medida que más y más empresas descubran los beneficios –incluyendo acceso “en cualquier lugar”, costo reducido de hardware y soporte técnico, mayor seguridad e integración con otros sistemas, por nombrar solo algunos–. Según Panorama Research en su informe de ERP de 2020, “más de la mitad de las organizaciones están eligiendo software en la nube (63%) en lugar de software on-premise (37%)”. A medida que la velocidad del negocio sigue acelerándose, la nube se vuelve aun más esencial.
2.- Integración vertical:
El tira y afloje entre las mejores soluciones de su clase y el ERP integrado ha terminado oficialmente. En el futuro, creemos que las empresas exigirán lo mejor de ambos mundos –un sistema de ERP totalmente integrado con extensiones verticales–. Esto les permite a las empresas obtener la funcionalidad específica que necesitan, sin problemas de integración dolorosos ni datos bloqueados en silos de información. También vemos el cambio hacia una flexibilidad cada vez mayor, ya que los procesos del negocio se adaptan a las necesidades individuales de la empresa.
3.- Personalización del usuario:
El personal, los clientes y proveedores desean contenido y funcionalidad que coincida con sus necesidades o intereses específicos y los haga más productivos. Los cambios demográficos en la fuerza laboral, particularmente en industrias como la fabricación, también están impulsando el interés en plataformas low-code y no-code. Estas plataformas permiten a los usuarios obtener la experiencia que desean, en lugar de tener que adaptarse al software. Los usuarios también pueden esperar dashboards personalizados, búsqueda basada en IA, chat personalizado, y flujos de trabajo personalizados en todos los dispositivos.
10 cosas que buscar en los Sistemas ERP
Cualquier sistema de ERP moderno tendrá una larga lista de capacidades basadas en la industria que atienden y los módulos que ofrecen. Sin embargo, hay 10 características fundamentales que todos los sistemas de gestión de recursos empresariales deben tener:
Una base de datos en común:
Información centralizada y una única versión de la verdad –que brinda datos consistentes y compartidos y una visión multifuncional de la empresa.
Analíticas incorporadas:
Herramientas incorporadas de analíticas, BI por autoservicio, informes y compliance que pueden brindar información estratégica inteligente para cualquier área del negocio.
Visualización de datos:
Presentación visual de información clave con dashboards, KPI y analíticas point-and-click para ayudar en la toma de decisiones rápida y fundamentada.
Automatización:
Automatización de tareas repetitivas, así como la RPA avanzada impulsada por IA y machine learning.
IU/UX consistente:
El mismo look and feel en todos los módulos –así como herramientas de configuración y personalización fáciles de usar para procesos, usuarios (incluyendo clientes y proveedores), unidades de negocio, ubicaciones y líneas de productos, por ejemplo.
Integración:
Integración fluida de procesos y flujos de trabajo de negocio, así como integración abierta y fácil con otras soluciones de software y fuentes de datos, incluso de terceros.
Nuevas tecnologías:
Soporte para IA y machine learning, asistentes digitales, IoT, RPA, seguridad y privacidad, y tecnología móvil.
Plataforma tecnológica:
Un stack tecnológico rápido, probado y estable para esta inversión a largo plazo –incluyendo una plataforma de low-code/no-code, iPaaS, gestión de datos, y más.
Soporte multinacional:
Incluyendo idiomas, monedas, y prácticas y regulaciones de negocio locales –así como soporte técnico para servicios en la nube, capacitación, mesa de ayuda e implementación.
Opciones de implementación:
En la nube, on-premise o híbrida.
¿Qué empresas necesitan Sistemas ERP?
El ERP no es solo para empresas globales. Las soluciones de ERP están diseñadas para empresas de todos los tamaños –pequeñas, medianas y grandes–. Usted también puede obtener funcionalidades específicas para cada industria y empresa para satisfacer las necesidades de negocio únicas. Independientemente del sector y tamaño de su negocio, usted querrá planificar su proyecto de implementación de ERP cuidadosamente, siguiendo las mejores prácticas.
Sistemas ERP para pequeñas empresas
El software de ERP para pequeñas empresas puede ayudar a ir más allá de las hojas de cálculo y gestionar de forma eficaz todos los aspectos de su empresa en crecimiento –desde ventas y relaciones con el cliente hasta finanzas y operaciones–. Las herramientas de ERP para pequeñas empresas típicamente están en la nube, son rápidas de instalar y están diseñadas para crecer con usted.
Sistemas ERP para el mercado mediano
Hoy, el software de ERP diseñado para empresas y subsidiarias del mercado mediano ofrece analíticas incorporadas, implementación rápida y mejores prácticas para docenas de procesos de negocio diferentes –finanzas, RR. HH., gestión de cadena de suministro y más–. Las herramientas de ERP medianas ayudan a las empresas en crecimiento a escalar y competir, incluso con recursos limitados. Los sistemas de ERP empresariales basados en la nube y modulares también son una opción popular para las empresas medianas que tienen procesos complejos, o planes de un crecimiento rápido.
Sistemas ERP empresarial
Las grandes empresas con operaciones globales o subsidiarias necesitan un sólido sistema de ERP líder en el mercado con IA, machine learning y analíticas incorporadas –y automatización inteligente para transformar modelos procesos de negocio–. Los sistemas de ERP pueden implementarse on-premise, en la nube o en un escenario híbrido según la necesidad de negocio. Pueden integrarse con las bases de datos existentes o, idealmente, funcionar en bases de datos in-memory más nuevas y poderosas. Muchas empresas están modernizando y actualizando sus sistemas de ERP on-premise a implementaciones en la nube. Esto requiere una cuidadosa planificación de la actualización de su ERP, así como una evaluación del ERP y de sus opciones de implementación.
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